De meeste stichtingen worden opgericht door ondernemers die ook in Nederland wonen. In Nederland wonen is echter geen vereiste voor het oprichten van een stichting. Het is gelukkig gewoon mogelijk om vanaf een buitenlands woonadres een onderneming met een Nederlandse rechtsvorm op te richten! Hoe dit moet, en wat hier allemaal bij komt kijken, bespreek ik in dit artikel.
Rol van de notaris
Voor de oprichting van een stichting is altijd een notaris nodig. De rol van de notaris is vrij divers. Het overzicht van al deze taken kan je hier vinden. Een van de taken van een notaris is ‘recherchewerk’: als een echte rechercheur controleert de notaris alle gegevens van de startende ondernemer. Aan de hand van de gemeentelijke basisadministratie (GBA) verifieert de notaris of je daadwerkelijk woont op het opgegeven adres. Ben je woonachtig in het buitenland, dan valt je adres niet op deze manier te controleren en heeft de notaris andere gegevens ter verificatie nodig.
Utility bill
De in het buitenland woonachtige ondernemer die een Nederlandse stichting wilt oprichten, moet aan de notaris zogeheten “utility bills” overhandigen. Deze bills dienen ter verificatie van je woonadres. Welke documenten vallen dan aan te merken als utility bills? Een utility bill is in elk geval een gas-, water-, of lichtrekening, een bankstatement of een uittreksel van de basisregistratie van jouw gemeente. Op deze bill moeten in elk geval de datum, je naam en je huidige woonadres staan. Voor zijn verificatie heeft de notaris twee verschillende utility bills per bestuurder nodig. Deze bill mag niet ouder dan één maand zijn op het moment dat de stichting wordt ingeschreven in de Kamer van Koophandel.
Vertaling
De notaris ontvangt bovenstaande gegevens het liefst in het Engels, nu dit een taal is die hij zelf ook makkelijk begrijpt. Worden alle mogelijke utility bills in een taal met een ander schrift (bijvoorbeeld Grieks of Russisch) geleverd, dan is een officiële vertaling van het document naar het Engels nodig. Dit moet gebeuren door een beëdigd vertaler.
Een Nederlands vestigingsadres
Naast de hierboven besproken utility bills heeft de notaris ook een Nederlands adres nodig waarop de stichting gevestigd is. Een postadres is hiervoor niet voldoende. Dit adres hoeft geen ‘bezit’ van de ondernemer te zijn, een huurovereenkomst voor een Nederlandse bedrijfsruimte is ook goed. Deze huurovereenkomst moet zijn aangegaan met de stichting, de ondernemer zelf kan niet als huurder op de overeenkomst staan. De huurovereenkomst hoeft niet voor een heel pand te zijn, een kleine(re) kantoorruimte kan ook. Verhuurders die zulke ruimtes aanbieden zijn onder andere Regus, Spaces en Easystart Office. Hierbij wel de opmerking dat een huurovereenkomst voor een virtual office niet voldoende is, er moet daadwerkelijk een ruimte gehuurd worden welk bezocht kan worden en past bij de activiteiten die de onderneming uitvoert. Een zilversmid kan bijvoorbeeld niet in een kleine kantoorruimte zitten.
Ondertekening volmacht en legalisatie
Nadat je via Firm24 de aanvraagprocedure voor de oprichting van de stichting bent doorlopen, dien je de volmacht en personal data card in het bijzijn van de notaris te tekenen. Dit wordt ook wel de legalisatie genoemd. Elke bestuurder dient namelijk in persoon gelegaliseerd te worden. Er kan niet iemand anders worden gevolmachtigd om dit voor jou te doen. Voor deze legalisatie zijn verschillende mogelijkheden:
Legalisatie in Nederland
De hoofdregel is dat elke bestuurder in Nederland door de notaris gelegaliseerd wordt. In bepaalde situaties is dit echter niet mogelijk. Mocht dit niet kunnen, dan is het in sommige gevallen mogelijk om in het buitenland te worden gelegaliseerd.
Legalisatie in het buitenland
Wanneer je in het buitenland laat legaliseren, worden er extra controles uitgevoerd. De notaris in Nederland kan namelijk niet zomaar verifiëren dat de persoon waardoor jij je laat legaliseren ook daadwerkelijk bevoegd is om dit te doen. Om te voorkomen dat mensen zich door hun ‘buurman of buurvrouw’ laten legaliseren, dient de plaatselijke rechtbank de gelegaliseerde documenten te voorzien van een Apostille stempel. Deze stempel wordt uitgegeven door landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag. Helaas is niet elk land ter wereld aangesloten bij dit verdrag. Is het land waarin je de legalisatie laat uitvoeren niet aangesloten bij dit verdrag, dan dien je alsnog naar Nederland te komen voor de identificatie en ondertekening van de documenten.
Wil je een stichting oprichten vanaf een buitenlands adres, of met een buitenlandse vennootschap, neem dan vooral contact op met ons support team voor meer uitleg over de procedure en een offerte. Wij helpen je graag verder.
Ten slot (aanrader)
Ben je na het lezen van dit artikel net als veel andere ondernemers op zoek naar verdieping over dit onderwerp? Dat kan! Plan dan nu een gratis gesprek in met één van onze adviseurs! Klik hier.