Het geheime recept van een frisdrank, een succesvol werkproces, een bepaalde technische kennis of de strategie van jouw onderneming. Allemaal belangrijke informatie die je graag binnen jouw onderneming houdt. Wil je dat jouw vertrouwelijke informatie geheim blijft? Stel dan een geheimhoudingsverklaring op!
Wat is een geheimhoudingsverklaring?
Een geheimhoudingsverklaring wordt ook wel geheimhoudingsovereenkomst, geheimhoudingsbeding of non-disclosure agreement (NDA) genoemd. NDA is de bekende Engelse term. Een geheimhoudingsverklaring is een contract waarin je afspreekt met andere partij(en) dat bepaalde informatie geheim wordt gehouden en niet met anderen wordt gedeeld. Naast geheimhouding van de informatie, mag de informatie ook niet gekopiëerd of aangepast worden. Door deze afspraken met elkaar te maken, kunnen jullie vertrouwelijke informatie met elkaar delen. Voorbeelden van vertrouwelijke informatie zijn bedrijfsgeheimen, productideën, financiële gegevens en gegevens van klanten.
Een geheimhoudingsverklaring kan eenzijdig of tweezijdig zijn. Bij een eenzijdige geheimhoudingsverklaring ontvangt één partij vertrouwelijke informatie en heeft deze partij hierover een geheimhoudingsplicht. Bij een tweezijdige geheimhoudingsplicht wisselen de partijen vertrouwelijke informatie uit en hebben beide partijen een geheimhoudingsplicht.
Wanneer sluit je een geheimhoudingsverklaring?
Een geheimhoudingsverklaring stel je op om vertrouwelijke informatie te beschermen. Hiermee behoud je het concurrentievoordeel van je onderneming. Het is dus van belang om een geheimhoudingsverklaring te sluiten wanneer je overlegt of werkt met andere partijen die toegang hebben tot jouw vertrouwelijke informatie. Het kan daarom verstandig zijn om in situaties waarin alle informatie toegankelijk moet zijn voor alle partijen een geheimhoudingsverklaring op te stellen. Hierbij kan je denken aan de volgende situaties:
- Bij het inschakelen van specialisten op een projectbasis;
- Bij het inschakelen van medewerkers met een tijdelijk contract;
- Bij onderhandelingen over licenties met vertrouwelijke componenten;
- Bij overleg over de aankoop van producten met unieke of innovatieve eigenschappen;
- Bij overleg over een fusie, samenwerking of overname, waarbij alle informatie toegankelijk is.
Geheimhoudingsverklaring opstellen? Dit zijn de belangrijkste onderdelen
In de geheimhoudingsverklaring staan de afspraken tussen jou en de andere partij(en). Het opstellen van een geheimhoudingsverklaring is maatwerk en afhankelijk van de informatie die je wilt beschermen. De volgende punten horen in ieder geval in elke geheimhoudingsverklaring te staan:
- De gegevens van de betrokken partijen;
- Het doel van de samenwerking van de betrokken partijen;
- Welke informatie geheim moet blijven en welke niet;
- De duur van de geheimhouding;
- Gevolgen bij het overtreden van de gemaakte afspraken (boetebeding);
- De hoogte van de boete bij een overtreding;
- Ondertekening van de overeenkomst.
Geheimhoudingsverklaring opstellen - let hier goed op
Zoals al eerder is gezegd is een geheimhoudingsverklaring opstellen maatwerk. Het is van belang dat alle afspraken tussen jou en de andere partij(en) duidelijk zijn opgeschreven zodat hier later geen gedoe over ontstaat. Daarom is het belangrijk om bij de volgende punten stil te staan:
- Omschrijf goed welke gegevens onder de geheimhoudingsverklaring vallen. Hierdoor is het voor alle partijen duidelijk wat je van elkaar kan verwachten.
- Een geheimhoudingsverklaring kan in het Nederlands en in het Engels worden opgesteld. In beide gevallen blijft het Nederlandse recht van toepassing.
- Een termijn van de geheimhoudingsverklaring is vaak 3 tot 5 jaar. Een termijn van onbepaalde tijd komt (bijna) nooit voor, want dat is onredelijk.
- De hoogte van de boete bij overtreding moet in een juiste verhouding staan tot de gedeelde vertrouwelijke informatie. Deze boetes kunnen hoog oplopen en zijn vaak meer dan € 10.000.
- Een geheimhoudingsverklaring is niet hetzelfde als een concurrentiebeding! Bij bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd kan vaak geen concurrentiebeding worden opgenomen, maar kan je met een geheimhoudingsverklaring wel voorkomen dat de medewerker jouw vertrouwelijke informatie met de concurrent deelt.
Ten slot (aanrader)
Het opstellen van een geheimhoudingsverklaring is dus maatwerk. Het is daarom van belang dat dit op de juiste manier gebeurt. Wil je hulp bij het opstellen van een geheimhoudingsverklaring? Plan dan een gratis adviesgesprek in met één van onze adviseurs! Klik hier!