Hoe stel je een managementovereenkomst op?

Gefeliciteerd! Je hebt je eigen onderneming gestart. Nu is het tijd om alle juridische documenten op orde te brengen om gedoe met de Belastingdienst te voorkomen. Iedere onderneming heeft een management nodig om de bedrijfsprocessen goed te laten verlopen. De onderneming en haar manager kunnen samen kiezen voor een managementovereenkomst. Een managementovereenkomst heeft veel voordelen, maar brengt ook risico’s met zich mee. Het precies schriftelijk vastleggen van de afspraken in de overeenkomst biedt duidelijkheid voor beide partijen en voorkomt dat jullie later voor verrassingen komen te staan.

Wat is een managementovereenkomst?

Een managementovereenkomst is een van de vele namen van een overeenkomst van opdracht. Het is een overeenkomst tussen een onderneming en een natuurlijk persoon of ander bedrijf dat managementtaken uitvoert. Een manager is de bestuurder van een bedrijf, die verantwoordelijk is voor de feitelijke dagelijkse bezigheden van de onderneming, de administratie en de financiële vastlegging. In ruil voor deze taken ontvangt de manager geen loon, maar een management fee. De management fee is de vergoeding voor het uitvoeren van de afgesproken managementtaken, waarbij de je een factuur stuurt aan de opdrachtnemer en daarover BTW in rekening brengt. De managementovereenkomst legt alle afspraken tussen de twee partijen vast. Het is belangrijk om te realiseren dat de managementovereenkomst geen arbeidsovereenkomst is.

Wanneer is een managementovereenkomst nodig?

Met een managementovereenkomst regel je wie de managementtaken van de onderneming doet. Een managementovereenkomst is nodig indien het management niet in dienst is bij de onderneming. Er is tussen het management en de onderneming geen sprake van een arbeidsverhouding, waarbij er sprake is van een werknemer en werkgever. De onderneming geeft middels de managementovereenkomst ‘opdracht’ aan het management om de managementtaken van de onderneming uit te voeren. Het management is als opdrachtnemer zelfstandig en staat dus niet onder het gezag van de onderneming.

Een managementovereenkomst bij een holdingstructuur

Een managementcontract wordt ook vaak bij een holdingstructuur gebruikt. Bij een holdingstructuur is het gebruikelijk dat jij (de DGA) de bestuurder van je persoonlijke holding bent en deze holding op zijn beurt de bestuurder is van de werk-BV. De persoonlijke holding is feitelijk een onderneming waardoor het in zijn hoedanigheid van bestuurder van de werk-BV geen managementtaken uit kan voeren. Om dit op te lossen, kan je vanuit de persoonlijke holding een manager aan de werk-BV aanstellen onder een managementovereenkomst. In deze constructie voer jij als manager van de werk-BV de managementtaken uit. De managementovereenkomst wordt gesloten bij een holdingstructuur tussen jou, als DGA, je persoonlijke holding en je werk-BV.

Hoe stel je een managementovereenkomst op?

Zomaar een standaard overeenkomst van internet downloaden of akkoord gaan met de managementovereenkomst die andere partij naar je toestuurt, is vaak onverstandig. Bij een managementovereenkomst gaat het bijna altijd om grote belangen van beide partijen en ingewikkelde juridische en arbeidsrechtelijke aspecten. Maatwerk voor het opstellen een managementovereenkomst is daarom vaak essentieel. Bij het opstellen van de managementovereenkomst is het belangrijk dat beide partijen de vrijheid hebben om te beslissen welke bepalingen ze wel en niet willen opnemen. Er bestaat geen algemeen model voor een managementovereenkomst.

Zoals al eerder is gezegd valt een managementovereenkomst onder de overeenkomst van opdracht, met de bijbehorende regelgeving. Bij het opstellen van een managementovereenkomst is het van belang hier aandacht aan te besteden. Veel regelgeving geven algemene richtlijnen als aanvulling op de overeenkomst. Deze regelgeving is hoofdzakelijk regelend recht, wat betekent dat jullie hier van mogen afwijken en samen tot betere afspraken kunnen komen. Zorg uiteindelijk dat zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer de managementovereenkomst ondertekenen. Onze juristen helpen je graag met het opstellen van een managementovereenkomst, zodat aan alle belangrijke aspecten wordt gedacht!

Wat is belangrijk om vast te leggen in een managementovereenkomst?

Het is zaak om bij het opstellen van de managementovereenkomst duidelijk en helder vast te leggen wat de verplichtingen over en weer zijn. Ook is het belangrijk om van te voren al te kijken van welke wetsartikelen kan worden afgeweken en van welke je ook daadwerkelijk wilt afwijken. Hierbij een aantal zaken die handig zijn om vast te leggen in de managementovereenkomst:

• Wie de werkzaamheden uitvoert (een BV of een natuurlijk persoon);
• Gegevens van de opdrachtnemer en opdrachtgever;
• Omschrijving van de werkzaamheden;
• De hoogte van de vergoeding (management fee);
• Betalingstermijn;
• De duur van de overeenkomst;
• De opzeggingstermijn van de overeenkomst;
• Afspraken omtrent ziekte en afwezigheid;
• De onkostenvergoeding voor de bestuurder;
• Aansprakelijkheid en verzekering;
• Eventueel een geheimhoudingsverklaring inclusief sanctie;
• Eventueel een concurrentiebeding inclusief sanctie.

Algemene tips bij het opstellen van een managementovereenkomst

Allereerst is het belangrijk om bij het opstellen van een managementovereenkomst alles zo helder en duidelijk mogelijk op te schrijven, zonder ondubbelzinnig taalgebruik. De grootste juridische problemen ontstaan namelijk doordat de afspraken niet goed zijn uitgewerkt of niet duidelijk genoeg op papier zijn gezet. Zorg er daarom voor dat je de afspraken zo veel mogelijk in detail beschrijft. Neem de tijd om alles goed op te schrijven, zodat je weet wat jullie kunnen verwachten van de samenwerking en niet voor onvoorziene situaties komen te staat.

Voordelen van een managementovereenkomst

Zoals al eerder besproken gaat het bij een managementovereenkomst niet om de verhouding tussen een werkgever en werknemer. Daarom zijn de arbeidsrechtelijke bepalingen over ontslagbescherming en wettelijke regelingen over verlof en ziekte niet van toepassing. Dit zorgt ervoor dat het werken met een managementovereenkomst voor de BV de volgende voordelen heeft:

• De opdrachtnemer wordt alleen betaald als zij heeft gewerkt;
• De opdrachtnemer hoeft niet doorbetaald te worden tijdens ziekte;
• De opdrachtnemer geniet geen ontslagbescherming en heeft dus geen recht op transitievergoeding;
• Voorschriften ten aanzien van arbeidstijden en verlof zijn niet van toepassing;
• De opdrachtnemer moet zijn eigen (on)kosten betalen, zoals pensioen, auto-, telefoon- en reiskosten.

Daarnaast zijn er voor het management ook voordelen:

• Een hogere vergoeding (management fee);
• Fiscale voordelen, zoals geen loonbelasting en sociale premies. In totaal is de fiscale last lager dan de totale fiscale last van een loondienstverband.

Risico’s bij een managementovereenkomst

Het grootste risico bij een managementovereenkomst is dat je denkt een managementovereenkomst opgesteld te hebben, terwijl er in feite sprake is van een arbeidsovereenkomst. Jullie hebben de vrijheid om de managementovereenkomst naar eigen wens in te richten, maar moeten hier dus oppassen dat dit niet resulteert in een arbeidscontract. Zowel de rechter als de fiscus kijkt naar de feitelijke situatie en niet naar de naam die de overeenkomst heeft. Wanneer je te veel arbeidsrechtelijke elementen hebt toegevoegd aan de managementovereenkomst, kan de overeenkomst toch een arbeidsovereenkomst zijn. En dat terwijl dit helemaal niet de bedoeling was… Dit zou nadelige gevolgen kunnen hebben zoals:

• Het management is moeilijker te ontslaan;
• Er moeten extra kosten voor het management gemaakt worden;
• Je kan te maken krijgen met naheffingen van de fiscus.

Voorbeelden van arbeidsrechtelijke elementen in een managementovereenkomst

• Verplichtingen die een gezagsverhouding aantonen, denk hier bijvoorbeeld aan de verplichting om op vaste dagen en tijden te werken en om het werk op een bepaalde manier te moeten uitvoeren;
• De werknemer verbindt zich tot een gemiddeld aantal uren per week werken en op basis daarvan (zelfs tijdens vakantie) een vast management fee per maand wordt betaald;
• De afspraak dat de werknemer in geval van ziekte nog een bepaald aantal maanden zijn management fee betaald krijgt;
• De werknemer mag gebruik maken van de regelingen van de onderneming van de werkgever.

Verschil tussen een managementovereenkomst en een arbeidsovereenkomst

Het is dus belangrijk dat je goed oplet dat je managementovereenkomst geen arbeidsovereenkomst wordt. Het is daarbij van belang om de verschillen tussen deze twee overeenkomsten te kennen, zodat je hier bij het opstellen van een managementovereenkomst op kan letten. De drie fundamentele verschillen tussen een managementovereenkomst en een arbeidsovereenkomst zijn:

1. De gezagsverhouding: in het geval van een arbeidsovereenkomst dient de werknemer de instructies van de werkgever op te volgen en is de werknemer dus ongeschikt aan de werkgever (dienstgeving), terwijl bij een managementovereenkomst de opdrachtnemer de vrijheid heeft het werk naar eigen invulling te verrichten.
2. Persoonlijke arbeid: in het geval van een arbeidsovereenkomst is de werknemer persoonlijk gehouden om het werk te verrichten en niet vervangbaar, terwijl bij een managementovereenkomst heeft de opdrachtnemer zich in beginsel aangenomen aan een opdracht en kan zich laten vervangen bij het uitvoeren van de opdracht.
3. Vergoeding: in het geval van een arbeidsovereenkomst krijgt de werknemer loon uitbetaald, terwijl bij een managementovereenkomst de opdrachtnemer managementfee uitbetaald wordt.

Hoe beëindig je een managementovereenkomst?

Een managementovereenkomst opzeggen kan gemakkelijk wanneer beide partijen het wederzijds goedvinden. In de praktijk is het echter vaak het geval dat één van de twee partijen op eigen initiatief wil opzeggen. Je kan in beginsel altijd de managementovereenkomst beëindigen, mits je aan de opzegtermijn houdt. De omstandigheden van het geval en wat er in de managementovereenkomst zelf is bepaald is belangrijk bij de beëindiging. In de managementovereenkomst kan worden opgenomen op welke manier kan worden opgezegd, de opzegtermijn en de kosten die hieraan verbonden zijn.

De opzeggingsmogelijkheden kunnen dus helder in de managementovereenkomst geregeld worden. Doe je dit niet, dan kan je alsnog de managementovereenkomst beëindigen, mits je je aan de wettelijke opzegtermijn houdt. Daarnaast kan je de managementovereenkomst ook opzeggen door te ontbinden. Ontbinding is alleen mogelijk als de andere partij zich niet aan de verplichtingen uit de overeenkomst houdt én je de andere partij schriftelijk een redelijke termijn hebt gegeven om alsnog aan de verplichtingen te voldoen.

Wil je een hoop ellende voorkomen en kunnen opzeggen zonder juridisch gedoe? Neem dan heldere en duidelijke opzegmogelijkheden op in jullie overeenkomst.

Let op bij het beëindigen van een managementovereenkomst wanneer de betreffende persoon statutair directeur/bestuurder is! Naast het beëindigen van de managementovereenkomst moet dan ook de vennootschapsrechtelijke band met de statutair directeur/bestuurder worden beëindigd. De statutair directeur/bestuurder is een persoon die door de raad van commissarissen of door de aandeelhoudersvergadering op grond van statuten is aangesteld. Hier moet zorgvuldig te werk worden gegaan! Formele fouten in dit proces kunnen uiteindelijk voor ongeldigheid (‘nietigheid’) zorgen.

Conclusie

Heb je een vraag over het artikel of wil je gewoon even sparren met een adviseur over jouw situatie? Start een chat op! Bij ons zitten er echte mensen met expertise klaar om je te helpen. Dus schroom niet en profiteer van gratis advies.