Als ondernemer heb je het druk. De hele dag door vergaderen is tegenwoordig heel gewoon. Aan het eind van de dag ben je vaak alleen de helft van de informatie alweer vergeten. Door het laten opstellen van goede notulen tijdens de vergadering kan je de belangrijkste onderwerpen later nog eens nalezen. Hoe je goede notulen maakt, lees je in dit artikel!
Wat zijn notulen?
Binnen een onderneming wordt veel vergaderd. Informatie en ideeën worden uitgewisseld, meningen worden gevormd en besluiten worden genomen. Het maakt niet uit aan wat voor vergadering je deelneemt - van een teambespreking tot ministerraadsvergadering - notulen zijn altijd nodig. Notulen zijn beknopt schriftelijke verslagen van de belangrijkste onderwerpen die tijdens een vergadering zijn besproken. In notulen wordt deze informatie concreet en prettig leesbaar geschreven. Notuleren wordt gedaan door een notulist. De notulist is verantwoordelijk voor het opstellen van de notulen tijdens de vergaderen.
Wat voor soorten notulen zijn er?
Een vergadering is nooit hetzelfde en daarom zijn ook elke notulen anders. Toch kan je notulen onderverdelen in drie soorten:
- Woordelijk verslag. Bij een woordelijk verslag wordt alles wat de sprekers in de vergadering zeggen genoteerd. Vaak wordt er veel gesproken, waardoor er veel en snel geschreven moet worden, daarom worden woordelijke verslagen meestal door stenografen gemaakt. Stenografie is een methode om een gesproken taal in dezelfde snelheid op te schrijven als het gesproken wordt.
- Samenvattend verslag. Een samenvattend verslag komt het meeste voor. In een samenvattend verslag wordt beknopt weergegeven wat in de vergadering is besproken en besloten. Een samenvattend verslag gebruik je als er bijvoorbeeld veel verschillende onderwerpen worden besproken in de vergadering.
- Besluitenlijst of activiteitenlijst. Een besluitenlijst of activiteitenlijst is het kortst. Alleen de genomen besluiten of activiteiten worden genotuleerd. Een besluitenlijst of activiteitenlijst gebruik je bijvoorbeeld wanneer een activiteit of evenement wordt georganiseerd.
Waarvoor zijn notulen handig?
Veel vergaderingen zouden zonder notulen weinig zin hebben. De deelnemers van de vergadering kunnen alles wat tijdens de vergadering is besproken nog een keer doornemen. Mocht bijvoorbeeld iemand ziek zijn geweest of om een andere reden niet aanwezig zijn geweest, hoeft diegene geen belangrijke informatie te missen. Iedereen kan achteraf de notulen nog eens doornemen. Notulen kunnen ook worden gebruikt als bewijsmateriaal van de gemaakte afspraken. Daarnaast zijn notulen ook heel handig voor een volgende vergadering. Iedereen kan nog even kort doornemen wat er de vorige vergadering is besproken, zodat jullie verder kunnen waar jullie toen waren gebleven. Goede notulen schrijven is dus van groot belang!
Hoe kan je jezelf voorbereiden voor het schrijven van goede notulen?
Voor het schrijven van goede notulen is een goede voorbereiding heel belangrijk! Notuleren doe je niet zomaar. Je moet inhoudelijk kunnen volgen waar de vergadering over gaat, je moet de kern uit de discussies kunnen halen en alle informatie zo beknopt mogelijk in de notulen verwerken. Als notulist neem je zelf niet deel aan de vergadering. De notulist is dus alleen aanwezig om aantekeningen voor de notulen te maken. Als voorbereiding kan je alvast de voorzitter of secretaris spreken, zodat je al weet waarom over bepaalde onderwerpen vergaderd wordt. Doordat je dat weet, kan je doelgericht luisteren en de juiste informatie selecteren voor de notulen. Vaak krijg je ook de agendapunten van de vergadering van tevoren toegestuurd, zodat je je kan voorbereiden. Je kan dan alvast per agendapunt bekijken wat het doel en resultaat zal zijn.
Hoe maak je goede notulen?
Goede notulen zijn zo objectief mogelijk geschreven. Op de volgende punten kan je letten tijdens het schrijven:
- De notulen moeten een feitelijke weergave zijn van de vergadering. De notulen mogen geen persoonlijke meningen of waarnemingen bevatten.
- Herschrijf je aantekenen naar een leesbaar verhaal. Spreektaal is vaak anders dan schrijfstijl. In een vergadering wordt veel gediscussieerd, waarin mensen snel van de hak op de tak springen. De notulen moeten uiteindelijk een concreet en prettig leesbaar verhaal worden.
- De notulen moeten geen roman worden. In notulen schrijf je vaak beknopt en concreet op wat de uitkomsten en belangrijkste onderwerpen van de vergadering zijn. Beschrijf dus niet in alle details hoe de vergadering is verlopen.
- Vanzelfsprekendheden hoeven niet opgeschreven te worden. Bepaalde informatie, zoals standaard taken van de voorzitter, spreekt voor zich.
- Schrijf alles zo exact mogelijk op. Notuleer exact welke punten op welk moment zijn afgesproken en wie op welk moment wat moet doen.
- Een prettig leesbare tekst bevat een goede afwisseling van korte en lange zinnen. Korte zinnen moeten niet in telegramstijl (uitzonderlijk bondig) geschreven worden! Afkortingen kan je het best vermijden, aangezien dit niet prettig leesbaar is.
- Schrijf actief! Probeer de lijdende vormen zoveel mogelijk te vermijden.
Wat moet je na het maken van de aantekeningen doen?
Wacht niet te lang met het uitwerken van de aantekeningen. Als je te lang wacht, is er een kans dat je zelf ook veel belangrijke informatie die in de vergadering besproken was, bent vergeten. Dit is namelijk de kans om de informatie in de notulen nog extra aan te vullen. Op het moment je klaar bent met schrijven, is het belangrijk de notulen rustig door te lezen. Stel jezelf dan telkens de vraag of iemand het begrijpt die niet bij de vergadering was. Na de laatste controle van de inhoud van de notulen is het belangrijk dat je de notulen zo snel mogelijk na de vergadering verspreidt. Hoe langer je wacht met het verspreiden van de notulen, hoe langer het vaak duurt voordat iedereen zijn taken uitvoert.
Hoe word je goed in notuleren?
Het verschil tussen ‘notuleren’ en ‘goed notuleren’ is groot. Een notulist die goed kan notuleren, moet ook goed kunnen luisteren. Je kan pas echt goed luisteren op het moment je weet waarnaar je moet luisteren. Voor notuleren moet je geen ‘totaal luisteraar’ zijn die alle informatie probeert op te vangen en op te schrijven. Door jezelf goed voor te bereiden op de vergadering is het mogelijk om de juiste informatie tijdens het vergaderen op te vangen. Een goede voorbereiding is dus heel belangrijk! Daarnaast is het ook van belang dat je discreet en assertief bent.
Extra tips en tricks
Zorg dat je tijdens de vergadering op een goede plek zit waar je iedereen goed kan zien en verstaan. Je mag als je iemand niet goed verstaat altijd vragen om het antwoord te herhalen of toe te lichten. Beperk je tijdens het maken van de aantekeningen alleen tot de hoofdzaken en blijf hierbij objectief. Werk gestructureerd, het is belangrijk dat duidelijk onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende onderwerpen van de vergadering.
Wanneer je voor het eerst gaat notuleren, kan je ook de voorgaande notulen bekijken. Hierdoor kan je bekijken wat er qua stijl en inhoud van je wordt verwacht. Als niemand binnen jouw onderneming geschikt is om goede notulen te maken tijdens de vergaderingen zijn er notuleer cursussen beschikbaar!
Ten slotte (aanrader)
Een schrijven van goede notulen tijdens de vergadering is van belang. Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen of wil graag meer tips? Maak een gratis afspraak met één van onze adviseurs door hier te klikken!